Política de Privacidad

ProcencIA Transcriptor · Última actualización: 6 de agosto de 2026

1. Responsable

ProcencIA (en adelante, «el Servicio») es un servicio de transcripción y resumen de reuniones operado por Procencia. Contacto: info@procencia.com.

2. Qué datos tratamos y cómo los recogemos

• Cuenta: nombre, dirección de email y contraseña. Los facilita el propio usuario al registrarse; la contraseña se almacena cifrada (hash) y nunca en claro.
• Audio: las grabaciones de reuniones. Se capturan con el micrófono del dispositivo cuando el usuario pulsa expresamente el botón de grabar en la app, o se recogen como archivo cuando el usuario lo sube desde la web. La app no graba en ningún otro momento.
• Resultados: transcripciones, resúmenes y actas generadas a partir de ese audio, junto con las direcciones de email de los destinatarios que indica el usuario.
• Imagen de logotipo (opcional): si el usuario personaliza sus actas, la imagen que él mismo selecciona de la galería de fotos de su dispositivo. Solo se accede a la imagen elegida, nunca al resto de la fototeca.
• Datos de calendario (opcional): si el usuario concede el permiso, los eventos de su calendario se leen en el propio dispositivo únicamente para avisarle de que va a empezar una reunión. Esos eventos no se envían a nuestros servidores ni a terceros.
• Datos técnicos: registros de uso mínimos necesarios para operar y proteger el Servicio (fecha y hora de acceso, dirección IP, errores).

3. Para qué usamos los datos

El audio se utiliza exclusivamente para generar la transcripción, el resumen y el acta que pide el usuario, y para enviarlos a los destinatarios de email que él mismo indica. Los datos de cuenta se usan para autenticarle y darle acceso a su histórico. Los datos técnicos se usan para diagnóstico y seguridad. No utilizamos el contenido de las grabaciones para publicidad, ni lo vendemos, ni lo cedemos a nadie más allá de lo descrito en el punto 4.

4. Terceros con los que se comparten datos

Para transcribir y resumir, el Servicio envía datos a los siguientes proveedores externos de inteligencia artificial, que actúan como encargados del tratamiento:

• OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, California, EE. UU.). Recibe el archivo de audio de la grabación para transcribirlo, y el texto de la transcripción para generar el resumen, el acta, el título sugerido y, si el usuario lo pide, la traducción. Se utiliza a través de su API para empresas: los datos no se emplean para entrenar sus modelos y se conservan un máximo de 30 días con fines de control de abuso, tras los cuales se eliminan. Política de privacidad de OpenAI.
• AssemblyAI (AssemblyAI, Inc., San Francisco, California, EE. UU.). En el modo de transcripción avanzada recibe el archivo de audio para transcribirlo e identificar a los distintos interlocutores. Los datos no se emplean para entrenar sus modelos y se eliminan una vez completado el procesamiento. Política de privacidad de AssemblyAI.

Ambos proveedores se utilizan bajo sus condiciones de tratamiento de datos para clientes de API, que les obligan a un nivel de protección equivalente al que aplica el Servicio: confidencialidad, cifrado en tránsito, prohibición de usar los datos para entrenar modelos, uso limitado a la finalidad encargada y supresión de la información. Para las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se aplican las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea.

Ningún otro tercero recibe el contenido de las grabaciones. El envío de los resultados por email se realiza mediante un proveedor de correo transaccional, que solo recibe la dirección del destinatario y el documento que el usuario ha decidido enviar.

Antes de la primera grabación, la app muestra un aviso que identifica por nombre a estos proveedores y qué se les envía, y pide la conformidad del usuario antes de enviar nada. Si el usuario no acepta, no se envía ningún dato.

5. Conservación

Los archivos de audio se eliminan de nuestro servidor una vez completado el procesamiento. Las transcripciones y resúmenes se conservan asociados a la cuenta del usuario para que pueda consultarlos, y puede solicitar su eliminación en cualquier momento. La retención por parte de los proveedores de IA es la descrita en el punto 4.

6. Derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a info@procencia.com. También puedes solicitar la eliminación completa de tu cuenta y de todos tus datos. Igualmente tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

7. Seguridad

Toda la comunicación con el Servicio se realiza cifrada mediante HTTPS/TLS. El acceso a los datos está restringido a la cuenta del usuario mediante autenticación.

8. Menores

El Servicio está dirigido a un uso profesional y no se dirige a menores de 16 años, de quienes no recogemos datos de forma consciente.

9. Cambios

Cualquier cambio relevante en esta política se publicará en esta misma página, actualizando la fecha de la cabecera.